‘Werken in shifts is dé oplossing voor ruimtegebrek op kantoor’

De flexplek maakt het werkende leven er niet makkelijker op. Menig Nederlander racet ’s ochtends naar kantoor om snel nog een vrij bureau te vinden. Wie te laat is, heeft soms geen andere optie dan rechtsomkeert naar huis maken en daar dan maar te gaan werken. Maar, geen bedrijf richt zijn kantoor toch in volgens het ‘op is op’-principe. Hoe kan het zo misgaan?

Volgens Harold Coenders, directeur werkplekinnovatie bij Colliers International, is er sprake van een misrekening. ,,Niet iedere werknemer is elke dag op kantoor, dus je zou minder flexplekken nodig moeten hebben. Dat klopt. Maar bedrijven kijken alleen naar de gemiddelden van hoeveel werkers er per dag op kantoor zijn.’’

Ze houden hierbij geen rekening met de parttimecultuur in Nederland, zegt Coenders. Liefst 49,8 procent van de werkende Nederlanders doet dat minder dan 40 uur in de week. En de dag die ze vrij zijn, kiezen ze niet zomaar. ,,Mensen hebben een voorkeur voor de woensdag of de vrijdag als vrije dag, gevolgd door de maandag. Met de vrijdag en maandag krijg je een langer weekend, op woensdag is het handiger omdat de kinderen dan eerder vrij zijn van school.’’

Dat maakt van de dinsdag en de donderdag de populairste werkdagen, en dus ook de drukste dagen op kantoor. ,,Op dinsdag en donderdag heeft dan niet iedereen een plek. Maar meer flexplekken bijbouwen of verhuizen naar een groter kantoor is ook niet zinvol als je op woensdag en vrijdag in een leeg kantoor zit.’’

Sommige bedrijven proberen het ruimtegebrek op te lossen door de vergaderruimtes aan te wijzen als extra werkplek, vaak tevergeefs. ,,In de praktijk werkt dat ook niet, want wanneer plan je een vergadering in? Als zoveel mogelijk mensen op kantoor zijn, op dinsdag en donderdag dus.’’

Moet flexwerkende personeel dan maar berusten in hun lot en op dinsdag en donderdag extra vroeg van huis gaan? Nee, zegt Coenders. Het ruimtegebrek op kantoor is wel degelijk op te lossen. Bedrijven moeten de tijd aanpassen waarin gewerkt wordt. De eerste optie die hij ziet is eenvoudig maar rigoureus. ,,In plaats van dat je mensen de keuze voor een vrije dag geeft, kan je een rooster maken. In de zorg en de industrie doen ze dat ook. Je kan een ziekenhuis of fabriek nu eenmaal niet sluiten omdat op woensdag de kinderen van de werknemers opgehaald moeten worden van school.’’

Enige probleem is dat werknemers op kantoor waarschijnlijk niet staan te springen om deze oplossing. ,,Stel je het voor, dan heb je op de poppen aan het dansen.’’

Coenders alternatief: werken in shifts. ,,De ene helft van de werknemers gaat bijvoorbeeld van 7.00 tot 15.00 uur aan de slag, de andere van 12.00 tot 20.00 uur. In de overlap is ruimte voor teambesprekingen en dergelijke.’’ Groot voordeel voor de werknemers is minder stress. ,,Je hoeft je niet meer te haasten, hebt voldoende tijd voor de kinderen – of ’s ochtends of na school, afhankelijk van welke shift je werkt – en er zullen ook nog minder files zijn omdat het woon-werkverkeer gespreid wordt.’’

De shifts zouden alleen ingevoerd moeten worden op de drukke dinsdag en donderdag. ,,Dan is het echt nodig, en dan kunnen de werknemers op de andere dagen hun ‘gewone’ ritme met werken van 9 tot 5 nog aanhouden als dat prettiger is. We hebben nog niet onderzocht of mensen dit idee zouden omarmen, maar ik denk wel dat ze er de voordelen van zouden zien.’’

Naast het invoeren van shifts zouden bedrijven volgens Coenders nog iets anders moeten doen: Kijken voor wie het werken met flexplekken nuttig is, en voor wie niet. ,,Als je mensen soms hoort mopperen over de flexplek zou je het vergeten, maar voor werknemers met bepaalde taken, bijvoorbeeld iemand die veel projecten doet en veel onderweg is, is de flexplek een uitkomst. Zij worden er ook echt blijer van, dat is onderzocht.’’

Maar dat geldt dus niet voor iedereen. ,,Bedrijven denken, flexplekken zijn een goede oplossing, maar ‘one-size-fits-all’ gaat hier niet op, want niet iedereen heeft hetzelfde soort werk. Als je vrij een statisch beroep hebt, bijvoorbeeld administratief medewerker, dan heb je meer baat bij een eigen, vaste werkplek.’’ 

Bedrijven moeten het probleem onderkennen en ermee aan de slag, stelt Coenders. ,,Het is niet waarschijnlijk dat mensen meer uren gaan werken. Uit onderzoek blijkt dat maar vijf procent van de werknemers dat zou willen. De rest is dus blij met parttime werken. Drukte op kantoor en een gebrek aan flexplekken worden juist genoemd als grootste ergernissen, dus doe daar iets mee.’’

Kijk waar werknemers het meeste baat bij hebben, is zijn advies. ,,Of dat nou werken in shifts is, of een combinatie van flexplekken en vaste plekken, of nog iets anders.’’

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!