Plak een dag aan je vakantie vast in je out-of-officebericht en nog drie tips

Wat is er mis met het volgende out-of-officebericht (echt ontvangen)?
Ik ben niet aanwezig op kantoor. Ik ben terug op 1 augustus 2019. Ik heb toegang tot mijn e-mails en zal proberen om zo spoedig mogelijk te reageren.

Dit is een bericht met een dubbele boodschap: de ontvanger heeft blijkbaar vakantie, maar gaat tóch op je e-mail antwoorden. Waarom heeft diegene überhaupt een afwezigheidsmail ingesteld?

Een simpel antwoord als ‘ik ben niet aanwezig’ zie je vaak terugkomen. Gevolgd door: ‘voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega’s’. Niets mis mee, want het bevat alle ingrediënten die nodig zijn voor een goed antwoord; de afwezigheid en het alternatief om in contact te komen. Maar het kan stukken beter. Zo bijvoorbeeld:

Een goed automatisch antwoord is volgens personal branding-deskundige Fiona Kloosterman altijd positief geformuleerd ,,De belangrijkste standaardregel vanuit de neuromarketing is ‘denk niet aan de roze olifant’. Het oerbrein leest het woord ‘niet’ niet. Als je zegt: ‘denk niet aan een roze olifant’, dan denk je toch aan een roze olifant. Mensen lezen negatieve dingen niet.” Met andere woorden: maak een out-of-officebericht positief. Schrijf: ‘ik ben op vakantie’ in plaats van ‘ik ben er even niet’.

Zorg dat de lezer écht verder wordt geholpen en geef duidelijk aan bij wie hij zich kan melden tijdens jouw afwezigheid. Bij voorkeur met een telefoonnummer. Ben je zzp’er en heb je geen collega’s die kunnen waarnemen? Duidelijkheid duurt het langst, dus zet helder in het automatische antwoord wanneer en of je op iemands mail terugkomt. Dus niet: ‘ik zal mijn mail af en toe lezen’, maar: ‘op 19 augustus ben ik weer aan het werk en kom ik op je bericht terug’, want dat is uiteindelijk wat de lezer wil weten.

Een lollig automatisch antwoord? Leuk, maar het kan ook heel gevaarlijk zijn, denkt personal branding-deskundige Fiona Kloosterman. ,,Volgens mij moet je bij het instellen van een out-of-officebericht altijd voor ogen houden wie je representeert. Werk je bijvoorbeeld bij een bank, kun je het je niet veroorloven om kwinkslagen te maken. Dat past niet bij het bedrijf en het beeld naar buiten”, legt ze uit. ,,De vraag is wel: wanneer is iets fout en wanneer is het origineel?” Bij twijfel, adviseert ze, kun je het even toetsen bij een aantal collega’s.

Krijg je weleens mails van buiten Nederland? Vergeet dan niet je reactie ook in het Engels te geven. Dat scheelt de afzender een tocht naar Google Translate. Denk ook na of je vousvoyeert of tutoyeert of probeer ‘u’ of ‘je’ volledig te vermijden. Eventueel kun je twee varianten maken: een voor interne en een voor externe collega's.  De informatie en de toon zijn voor beide geadresseerden immers vaak anders.

Laat je automatische antwoord iets langer doorlopen als je terug bent van vakantie. Dus als je vanaf maandag 19 augustus weer aan het werk bent, zeg dan: ik kom op 20 augustus op je bericht terug. Dan heb je een dag om je door de uitpuilende mailbox heen te worstelen zonder dat mensen al gaan bellen. Reageer je al een dag eerder, dan zijn mensen vaak positief verrast.

Coach Charlotte van 't Wout zet in onderstaande video drie out-of-officetips overzichtelijk op een rijtje: 

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!