Paar dagen vrij? Zo maak je een goede overdracht voor je collega’s

Mieke Kars van Lean Organized leert mensen efficiënter werken en heeft dus ook adviezen op het gebied van de werkoverdracht. ,,Je wilt voorkomen dat collega’s moeten puzzelen op je gele memoblaadjes. Of dat het allemaal ‘in je hoofd’ zit als je op vakantie gaat of onverwachts afwezig bent.’’

,,Overdrachten komen vaak op het laatste moment, op hoog tempo en zijn alleen op de inhoud gericht. Het maakt niet uit wie het oppakt’’, ziet Patrick de Wit van trainingsinstituut Exellior. ,,Daardoor voelt de ander zich niet gehoord en neemt de motivatie af. Je kunt er niet van uitgaan dat iemand luistert en bereid is jouw werk te doen.’’

1. Maak een overzicht
Mensen die dagelijks of wekelijks werk overdragen, raadt Kars aan een gezamenlijke lijst bij te houden. ,,In een pool of duobaan is het handig als je elkaars taken kunt bekijken. Zo voorkom je dubbel werk.’’

Ga je op vakantie of begin je aan een nieuwe baan? Maak vijf weken van tevoren een taakoverzicht, zegt ze. ,,Mijn lijst staat elke ochtend klaar omdat ik ‘m continu bijwerk. Ben je niet zo georganiseerd, neem dan de tijd om alles in kaart te brengen. Doe dit digitaal, op papier wordt het vaak een rommeltje.’’

Maak het specifiek, raadt ze aan. ,,Veel mensen zeggen: ‘ik ben zó druk’. Maar heb je 80 uur werk staan? Meer? Bekijk hoeveel tijd je hebt en maak keuzes. Wat pak je zelf op, wat kun je overdragen?’’

2. Vraag hoeveel tijd je collega heeft
De Wit: ,,Vaak zoeken we de collega aan het eind van de keten op, die persoon die altijd ‘ja’ zegt. Vraag eerst: hoeveel tijd kun je vrijmaken? Dan kun je inschatten of iemand tijd heeft voor jouw werk.’’

3. Zet de ander aan tot actie
Voor veel mensen blijft de eigen agenda leidend, weet De Wit. ,,Jouw werk is niet zomaar het werk ‘van’ de ander. Hoe zorg je daarvoor? Plan een terugkoppelmoment in. Laat de ander een tijd en plaats voorstellen. Dan kun je zeggen: ‘Prima, ik zet het in de agenda.’ Je collega realiseert zich: dit is nu míjn afspraak. Vervolgens kun je hem ook aanspreken op zijn afspraak als het werk niet af is.”

4. De vorm maakt niet zoveel uit
Wil je weten of iemand je overdracht heeft begrepen? De Wit: ,,Vraag nooit: is het duidelijk zo? Dan zegt iemand altijd ‘ja’. Vraag juist: wat ga je precies doen?’’

Een mooi stappenplan is volgens hem een middel, niet het doel. ,,Stel: je collega wordt gebeld met een noodgeval en moet halsoverkop naar het ziekenhuis. ,,Ze vloekt misschien en roept: ‘Kan iemand dit oppakken, ik moet nú weg!’ Dat vindt niemand een probleem. Maar altijd zo communiceren, dat kan niet. Het gaat niet om de vorm van je overdracht, maar om de relatie.’’

5. Maak duidelijke afspraken
,,Afspraken maak je persoonlijk, bevestigen doe je schriftelijk’’, vertelt De Wit. ,,Mail je elke week een lijstje, dan neemt de betrokkenheid snel af.’’

Kars voegt toe: ,,Maak afspraken op tijd. Hierdoor kan de persoon die de taken overneemt al starten en nog vragen stellen.’’

Krijg je in een overdracht taken in de maag gesplitst? Coach Charlotte van ‘t Wout geeft tips om ‘nee’ te zeggen.