Is zwijgen tijdens een meeting onbaatzuchtig of onbeschoft?

Twee weken geleden schreef ik op deze plek een stukje over hoe je om kunt gaan met veelpraters en ‘communikapers’ – mensen die ogenblikkelijk een gesprek naar zich toe trekken. Het stukje leverde discussie op. Allemaal leuk en aardig met die veelpraters, reageerden sommige lezers, maar die zéggen tenminste iets in een vergadering. Je weet wat je aan ze hebt. Wat doe je met mensen die juist steevast hun mond houden?

Laten we voorop stellen dat stil zijn in een vergadering ook gewoon mág. Als je niets zinnigs bij te dragen hebt aan het gesprek is het juist zeer collegiaal dat je dat dan ook niet doet. De wereld heeft al genoeg mensen die honderduit praten en plasjes doen over dingen waar ze volstrekt geen verstand van hebben. In vergaderingen geldt: spreken is zilver, zwijgen is goud.

Problemen ontstaan echter als iemand wel iets te zeggen hééft, maar dat niet doet. Hier zijn verschillende redenen voor. Er zijn mensen die het gewoon niet al te prettig vinden om het hoogste woord te voeren, uit bescheidenheid, spreekangst of een introverte aanleg. Vooral bij digitaal vergaderen geldt bovendien dat het soms moeilijk is om te bepalen wanneer je kunt inspringen met je punt. Een goede vergadervoorzitter heeft niet alleen oog voor wie er spreekt, maar ook voor wie er zwijgt. Zo’n weinigprater valt vaak uit de tent te lokken met een directe uitnodiging: wat denk jij er eigenlijk van? Ook iedereen aan het eind van de vergadering kort de tijd geven om als dat nodig is nog een ei te leggen, wil nog wel eens helpen.

Kwalijker zijn natuurlijk de types die tijdens een vergadering demonstratief hun mond houden (sommige mensen kunnen héél luidruchtig niets zeggen), maar achteraf hun gal spuwen. Zoals een lezer het formuleerde: ‘Stiekeme figuren die de collega’s de kastanjes uit het vuur laten halen.’ Laten we kort zijn: dit is natuurlijk onwenselijk gedrag. Het heeft zelfs iets weg van sabotage.

Een neutraal uitgesproken: ‘We hebben je nog niet gehoord, maar volgens mij vind jij er iets van’ kan de zwijger uit de tent lokken. Wat ook kan helpen, is de expliciete teamafspraak dat álle punten (ook de kritische) in de vergadering zelf besproken dienen te worden, niet achteraf in klagerige een-op-eengesprekken – contraproductief en slecht voor de sfeer. Spreken is zilver, zwijgen goud, maar iets belangrijks te zeggen hebben en dat dan eens lekker níét doen, dat is gewoon onbeschoft.

Thijs Launspach is psycholoog en stressexpert. Hij schreef hierover de boeken Fokking druk (2018), Werken met millennials (2019) en Werk kan ook uit (2020).