Dit bedrijf geeft medewerkers een week vrij van vergaderingen

Directievoorzitter Georgette Fijneman heeft tegenwoordig meer tijd voor korte pauzes tussen meetings door. Dat komt doordat het bedrijf de vergaderingen heeft ingekort van een uur naar maximaal 45 minuten. ,,Je zou die kortere meetings achter elkaar kunnen plakken. Dan kun je vaker vergaderen op een dag. Maar wij stimuleren medewerkers om dat gewonnen kwartiertje te gebruiken om van het scherm los te komen, om de benen te strekken of koffie te halen. Dan ontspan je echt even.”

Want van lang achter elkaar vergaderen wordt niemand blij. Ook is het niet goed voor je concentratie. En dat vergaderen in ‘slechts’ drie kwartier tijd lukt prima, zegt Fijneman. ,,Meer tijd heb je vaak helemaal niet nodig. Daarnaast kun je het ook zo plannen en als je korter de tijd hebt hebben mensen ook zoiets van: dan moeten we maar meteen beginnen.”

Als meetings korter kunnen, vergaderen we dan niet gewoon te veel? ,,Ook dat soort discussies zijn nu op gang gekomen”, zegt Fijneman. ,,Ik vind dat vergaderen altijd zinvol moet zijn.”

Zilveren Kruis vindt dat medewerkers een goede balans moeten kunnen vinden tussen gezond werken en gezond leven. Daar hoort te veel vergaderen niet bij. Fijneman vindt het niet meer dan logisch dat een zorgverzekeraar, die ook veel grote bedrijven helpt bij de duurzame inzetbaarheid van werknemers, zich inzet voor meer vitaliteit op de werkvloer. ,,Je moet dat dan ook voor je eigen werknemers goed regelen. We vinden het belangrijk dat iedereen zijn werkdag op een goede manier kan indelen. Een manier die bij hem of haar past. Dat is vooral nu van belang.”

Want net als veel andere Nederlanders vinden ook de thuiswerkers van Zilveren Kruis de situatie saai en best vermoeiend worden na elf maanden, zegt Fijneman. ,,Normaal kun je in het weekend of ‘s avonds leuke dingen gaan doen, even ontspannen. Dat is nu veel moeilijker. Ook merken we dat werknemers veel minder vrij nemen. Ze zouden niet weten waarom, dus werken ze maar door.”

Dus besloot het bestuur het de medewerkers makkelijker te maken om vrij te nemen, door reguliere meetings tijdens de voorjaarsvakantie voor een week uit de agenda te schrappen. ,,Als je dit niet faciliteert dan loggen mensen tijdens hun vakantie alsnog in omdat ze toch thuis zijn en de vergadering niet willen missen.”

Wie even wil overleggen met het team, mag daar zelf een keuze in maken, zegt Fijneman. ,,We zeggen niet dat het niet mag. Als mensen het fijn vinden om toch even iets door te spreken, dan houden wij dat zeker niet tegen. Alles wat goed voor jou is, is goed.”

Volgens Fijneman gaat het erom dat je in ieder geval de mogelijkheid creëert om vrij te nemen, de dag anders in te delen en tussen vergaderingen door weg te gaan bij het beeldscherm. ,,Ik houd niet van een topdown-beleid, maar soms moet je die keuze als directie maken. Als wij zeggen dat er maar 45 minuten wordt vergaderd, dan heb je al een effect. Je moet daarin wel een voorbeeld zijn.”

De medewerkers van Zilveren Kruis zijn in ieder geval erg positief over het besluit tijdens de voorjaarsvakantie. ,,Ze vinden het fijn dat wij het faciliteren en vervolgens zelf een keuze kunnen maken. Die autonomie is ontzettend belangrijk voor de vitaliteit van je medewerkers. Ze kiezen wat bij hen past.” 

Zelf neemt Fijneman in de voorjaarsvakantie ook een paar dagen vrij. ,,Ik weet nog niet wat ik ga doen, maar ik vind het in ieder geval heerlijk om even een paar dagen geen Teamsvergadering aan te hebben.”

Bekijk hier alle video’s op het gebied van werk: