Altijd te veel werk en te weinig uren in een dag? Zo deel je je tijd beter in

Vooropgesteld: het hangt natuurlijk van je baan af in hoeverre je vrij bent om je werkdag in te delen. Draai je shifts op een callcenter, dan ontkom je er niet aan dat je het grootste deel van de dag zit te bellen. Maar dan nog kun je mogelijk kleine veranderingen toepassen om wat minder stress te ervaren.

De meeste mensen denken van zichzelf dat ze hun tijd best goed indelen, maar dat wil niet zeggen dat het ook zo is, zegt psycholoog en stressexpert Thijs Launspach, auteur van het boek Werk kan ook uit. Nu we massaal thuiswerken, is het misschien nog wel lastiger om echt efficiënt te werken. „Mensen moeten nu zelfstandiger werken, dat vergt veel zelfdiscipline. Daarnaast is het onderscheid tussen werk en privé nu veel vager. Het kan verleidelijk zijn om ’s avonds nog een uurtje door te werken als je heel veel werk hebt liggen, dus het is zaak om duidelijke afspraken met jezelf te maken over wanneer je wel en niet werkt.”

Ben jij zo iemand die aan het einde van de dag het werk nooit af heeft, dan kan dat volgens Launspach aan twee dingen liggen: of er is te veel werk voor de tijd die je hebt, of je deelt je tijd niet efficiënt in. „Honderd procent efficiëntie is voor niemand haalbaar, maar je kunt wel stappen doen op weg naar méér efficiëntie.”

Dit zijn de tips van Thijs Launspach voor meer grip op je tijd:

1. Hanteer de 70/30-regel
Plan je dag nooit te vol met afspraken en taken, zegt Launspach. „Houd minimaal 30 procent van je tijd vrij voor onvoorziene omstandigheden die je aan het begin van de werkdag niet kunt voorspellen, zoals urgente mailtjes of collega’s die je hulp nodig hebben. Anders is het heel stressvol als er ineens iets tussendoor komt wat je hele planning onder druk zet.”

2. Neem geregeld pauze
Je denkt misschien dat je dan juist niet efficiënt bent, maar dat is volgens Launspach een misvatting. „Die pauze heb je nodig om ervoor te zorgen dat je je beter kunt concentreren. Te weinig pauze nemen is een valkuil, je wordt er minder productief en efficiënt van. Neem dus elk uur 5 minuten pauze, of elke anderhalf uur 10 minuten. Doe even iets anders met je hoofd en je lichaam.”

_{De tekst gaat verder onder de opleidingstool.}

3. Check maximaal drie keer per dag je e-mail
Launspach: „Je mailbox is in feite een soort to-dolijst voor jou, die beheerd wordt door andere mensen. Zij bepalen wat voor taakjes jij krijgt, en bovendien is het heel afleidend. Het kost veel tijd en zorgt voor een hoop stress. Als je alleen op gezette tijden kijkt, ben je productiever, minder gestrest en voel je je ook gelukkiger op je werk.”

4. Zet notificaties uit
Wat voor je mailbox geldt, gaat natuurlijk ook op voor al die andere afleiders op je telefoon. Facebook, WhatsApp, Instagram, LinkedIn, Twitter – ze zorgen allemaal voor ruis en halen je uit je concentratie. Zet daarom al je notificaties uit, adviseert Launspach. „Zorg dat mensen je alleen kunnen storen met een urgent telefoongesprek. De rest kan wachten tot jij er tijd voor hebt.”

5. Stel prioriteiten
Launspach gebruikt daarvoor de vraag: moet ik dit nu doen? „Die bestaat feitelijk uit vier vragen, afhankelijk van het woord waar je de nadruk op legt. MOET ik dit nu doen? Is het een verplichting of iets waar je zelf voor hebt gekozen? Moet IK dit nu doen? Of kun je het ook delegeren? Moet ik dit NU doen? Heeft het wel echt zoveel haast? En moet ik DIT nu doen, zijn er niet andere dingen die belangrijker zijn?”

Meer leren over timemanagement? Bekijk dan ook eens het aanbod op Intermediair. Veel van de trainingen zijn online te volgen. Voor het volledige online aanbod kijk je hier.

Kijk hier ook alle afleveringen van De Succesminuut met coach Charlotte van ‘t Wout: