ASz: Half miljoen oude patiëntdocumenten
zijn per ongeluk te vroeg verwijderd

De circa 513.000 permanent verwijderde stukken dateerden allemaal van vóór september 2017 en werden sindsdien niet meer gebruikt bij de zorg aan de patiënt. Maar het Albert Schweitzer ziekenhuis heeft de plicht om de documenten twintig jaar te bewaren, voordat ze mochten worden vernietigd. Daaraan is niet voldaan en dit wordt door de Autoriteit Persoonsgegevens beschouwd als een datalek. 

Alle patiënten om wie het gaat, worden op de hoogte gesteld per e-mail en via het online patiëntenportaal MijnASz. Het ziekenhuis benadrukt dat de documenten niet kwijtgeraakt zijn, maar dat ze niet meer bestaan. ,,Ze zijn nooit buiten de beveiligde omgeving of in verkeerde handen geweest.’’

Hoe heeft dit kunnen gebeuren? In 2017 stapte het ziekenhuis over van een papieren patiëntendossier op een elektronisch patiëntendossier. Daarbij werden per patiënt en per behandeling alle actuele, relevante gegevens overgezet naar de digitale omgeving. Oude documenten uit het papieren dossier die de artsen op dat moment niet meer nuttig vonden voor de behandeling, gingen niet mee naar het elektronisch patiëntendossier. Maar ze moesten volgens de wet nog wél worden bewaard. Daarom scande het ziekenhuis miljoenen van dergelijke papieren stukken in, vernietigde de originelen volgens de daarvoor geldende regels en bewaarde de scans in het beveiligde digitale archief.

In oktober 2021 bleek dat in dit archief, als gevolg van foute instellingen, al bijna een jaar lang nieuwere documenten werden opgeslagen met bestandsnummers die ook in gebruik waren voor inactieve documenten. De nieuwe bestanden kwamen zodoende in de plaats van de oude. 

Een en ander kwam pas aan het licht toen een behandelaar toch nog eens zocht naar een oud document en daartussen een nieuw document tegenkwam. Meteen na ontdekking heeft het ziekenhuis melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Samen met leverancier Chipsoft is de oorzaak achterhaald en opgeheven en zijn de exacte gevolgen geïnventariseerd. Ruim een half miljoen oude stukken bleken niet meer terug te halen.

Ziekenhuisdirecteur Peter van der Meer schrijft in het bericht aan de betrokken patiënten: ,,Wij bieden onze excuses aan voor het feit dat niet zo zorgvuldig is gehandeld als u van ons mocht verwachten. De verloren informatie werd in 2017 al niet meer van belang geacht voor uw behandeling. De kans dat er gevolgen zijn voor uw behandeling, is verwaarloosbaar klein. Alleen in bijzondere situaties waarin u in de toekomst uw volledige dossier zou willen opvragen, kunnen wij daaraan helaas niet voor 100 procent tegemoetkomen.”

,,Dit is uiteraard heel vervelend en had absoluut niet mogen gebeuren’’, zegt Henk Turkstra, voorzitter van de cliëntenraad van het Albert Schweitzer ziekenhuis. ,,Een schrale troost is dat het documenten betreft die voor de actuele zorg niet meer relevant waren.’’

Dat valt te bezien, zegt Gerrit-Jan Zwenne, hoogleraar Recht en de Informatiemaatschappij aan de Universiteit Leiden. ,,De hele kwestie is per slot van rekening aan het licht gekomen doordat een behandelaar een oud document zocht. Die bewaartermijn van 20 jaar is er niet voor niets.’’

Verder valt hem op dat er kennelijk geen back-up was. ,,Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Daarom zou er een procedure moeten zijn om te voorkomen dat een fout onherstelbaar is.’’