‘De meeste vergaderingen zijn een regelrechte aanslag op de menselijke ziel’
Hoe zorg je ervoor dat een vergadering nuttig is? Een team Amerikaanse deskundigen op het gebied van menselijke prestaties - van neurowetenschappers tot topsportcoaches - kwam onlangs bijeen om die vraag te beantwoorden. Zij bespraken de laatste wetenschappelijke vondsten voor een vergadering waar je wél wat aan hebt.
Delen per e-mail
Vergaderen, niet veel werknemers zullen een gat in de lucht springen als dat op de agenda staat. Met hoeveel deskundige mensen je ook in een ruimte zit, op de een of andere manier worden er zelden spijkers met koppen geslagen in zo’n overleg - dat meestal ook nog uitloopt.
Hoe maak je van een vergadering iets waar de deelnemers en de organisatie nu écht baat bij hebben? Om dat dilemma op te lossen kwam een team specialisten op het gebied van superieure menselijke prestaties - hartchirurgen, voormalige elitemilitairen, basketballcoaches uit de NBA, neurowetenschappers en spirituele leiders - onlangs bijeen in een vergaderzaal van Stanford University, meldt de BBC.
Moonshot
Daar bespraken zij het probleem bij een zogeheten Moonshot Summit, een term die normaal wordt gebruikt voor discussies over belangrijke zaken met een schier onmogelijk te behalen doel (zoals het bereiken van de maan ooit was voor de wetenschappers van NASA).
Juist omdat vergaderen zoiets doodgewoons is, zouden we er meer aandacht aan moeten besteden, vinden de organisatoren van de bijeenkomst. Om immers tot de oplossing voor de grote kwesties te komen, zullen mensen bij elkaar in een kamertje moeten komen, informatie moeten uitwisselen en tot besluiten moeten komen. ,,Het bespreken van standpunten is zo’n essentieel onderdeel van een team of organisatie, maar het is iets waar we nauwelijks acht voor hebben’’, verklaart consultancyexpert Andy Walshe.
Vergaderen is vaak verre van productief, ziet hij. ,,Je richt je op het grote plaatje, maar als je niet effectief met elkaar communiceert, wordt de benodigde informatie niet goed gedeeld en begrijp je elkaar niet. Een slechte vergadering is de aanzet tot alle andere slechte beslissingen binnen een organisatie.’’
Een slechte vergadering is de aanzet tot alle andere slechte beslissingen binnen een organisatie
Deelnemer Sue Philips, mede-oprichter van een onderzoeksbureau, vindt de huidige manier van vergaderen een kwalijke zaak. ,,Ik geloof echt dat de meeste vergaderingen een regelrechte aanslag zijn op de menselijke ziel’’, zegt ze. ,,Mensen worden erdoor gereduceerd tot slechts hun functionele waarde. Wie zij zijn maakt op dat moment en op die plek helemaal niet meer uit.’’
Hittesensoren
De hamvraag: deze vergadering over vergaderen, leidde dat wel ergens toe? Creatieve ideeën kwamen er zeker uit de brainstormsessies: laat iedereen dezelfde kleur overall dragen om hiërarchische verschillen tegen te gaan, wissel stukken van tevoren uit en laat deelnemers elkaars ideeën presenteren, of richt de ruimte in met hittesensoren zodat de gespreksleider kan zien of iemand blij of juist gestrest raakt tijdens de discussie. Nog radicaler: schrap alle vergaderingen en kijk wat er uit de daarop volgende chaos ontstaat.
Of een organisatie het aandurft om dergelijke rigoureuze maatregelen te treffen, is de vraag. Toch zijn er wat kleine ingrepen die een groot effect kunnen hebben, zegt Joe Allen, organisatiepsycholoog aan de universiteit van Utah en gespecialiseerd in het onderwerp vergaderen.
Dit zijn Allens punten om tot een betere vergadering te komen:
1. Nodig alleen de mensen uit die erbij moéten zijn: alleen deelnemers wiens expertise noodzakelijk is voor de uit te voeren taken, moeten een uitnodiging krijgen.
2. Laat de tijdsduur afhangen van het doel van de vergadering: probeer zo kort mogelijk de tijd te nemen voor de vergadering. Ga dus geen uur door omdat dat nu eenmaal zo ingepland staat als je na 27 minuten al bereikt hebt wat je nodig had.
3. Ga verstandig om met agendapunten. Een gedetailleerde agenda is nuttig voor deelnemers om zich goed voor te bereiden, maar wordt waardeloos als de punten niet aan bod komen. Zorg dat de discussie over het geplande onderwerp blijft gaan.
4. Kom te vroeg - of tenminste op tijd. Met te laat komen verspil je ieders tijd. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat een paar minuten kletsen over koetjes en kalfjes voor de vergadering ervoor zorgt dat mensen zich daarna meer op hun gemak voelen om zich in de discussie te mengen.
5. Evalueer. Direct na de vergadering moeten discussieleiders de notulen en afgesproken actiepunten rondsturen en daarbij duidelijk de deelnemers aanwijzen die hiermee aan de slag gaan.
Bekijk hieronder ook de tips van coach Charlotte van 't Wout om slimmer te vergaderen:
Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!
Verder in het nieuws
-
Waarom dat enórme kerstpakket toch altijd tegenvalt
Neuropsycholoog Chantal van der Leest bekijkt onze gedragingen op de werkvloer: wie of wat bepaalt onze dagelijkse beslissingen? Vandaag: het ‘meer is minder’-effect -
Dit betekent de nieuwe NS-dienstregeling voor jou
Op zondag 15 december gaat de nieuwe dienstregeling van de NS in. Maar betekent dit ook dat je als treinende forens een paar minuten langer kunt doorslapen, of moet je juist eerder je bed uit? Dit zijn de grootste veranderingen in het spoorboekje. -
Wat doet een... Landmeter Marco (47) maakt het gezellig met collega's: ‘Voor 11 uur al acht koppen koffie op’
Wie ons banenlandschap bekijkt, ziet bijzondere functies voorbijkomen. Een field service engineer, een lab technician of een assemblagemedewerker: we hebben ze blijkbaar hard nodig, maar waarvoor en waarom? In deze serie vertelt elke week iemand over zijn of haar beroep. Vandaag: landmeter bij RPS, Marco Jacobs (47). -
PREMIUM
Jonge artsen vatbaar voor burn-out: ‘Ik was aangenomen voor 36 uur maar werkte dubbel zoveel’
We lezen dagelijks over de hoge werkdruk in de zorgsector. Maar hoe voelt het nu écht om continu te moeten rennen voor patiënten? Ex-ziekenhuisarts Niki Achterkamp (30) vertelt over haar burn-out en tipt wat volgens haar anders zou moeten in de zorg. -
video Deze pakketbezorgers doen er alles aan om jouw cadeautjes op tijd af te leveren
Deze dagen is het topdrukte voor de pakketbezorging. Alleen al het PostNL-depot in het Zeeuwse Goes verwerkt in deze periode dagelijks zesduizend pakjes meer dan normaal. Bezorger Peter Roelofs neemt ons mee op een uitzonderlijk drukke werkdag. ‘Wel 140 keer vandaag druk ik op een belletje.’
-
De huisman ‘Jaloers kan ik worden op mensen die lekker een potje kunnen janken, lijkt me heerlijk’
Niek Druijff (42) verruilt het Nederlandse platteland voor Singapore. Als huisman tussen de expats schrijft hij wekelijks over zijn belevenissen. Vandaag: echte mannen huilen niet. -
Waarom we in Nederland een vrouwenquotum nodig hebben
De Tweede Kamer heeft gisteren ingestemd met de invoering van een vrouwenquotum. Maar hebben we in Nederland echt zo'n regel nodig? En gaat zo'n quotum wel werken? Een antwoord op de meest gestelde vragen. -
Heb jij misschien een burn-out? Doe de test!
Een burn-out wordt niet altijd goed herkend door werknemer en werkgever, constateert burn-outexpert Mascha Mooy. Ze schreef er het boek Bye Bye Burnout over, een praktische handleiding om burn-out te overwinnen. Weten of jij misschien een burn-out hebt? Doe deze test uit het boek.