West-Brabants Archief.
Volledig scherm
West-Brabants Archief. © Chris van Klinken / Pix4Profs

Nieuw West-Brabants archief dinsdag open: 'Verdwijnen papier best griezelig'

BERGEN OP ZOOM - Bij topstukken moeten we niet meteen meer denken aan 13e eeuwse perkamenten stadsrekeningen uit Bergen op Zoom. Nee, je kunt in het nieuwe West-Brabantse Archief bijvoorbeeld ook de geboorte-akte van Vincent van Gogh inzien of de pauselijke bul van Alexander VI voor de oprichting van de parochiekerk in Bosschenhoofd rond 1500.

Archiefstukken
Sinds negen West-Brabantse gemeenten besloten de archieven in één organisatie onder te brengen, is de diversiteit van archiefstukken enorm toegenomen. Vanaf komende dinsdag zijn ze daadwerkelijk in te zien, want dan gaat de studiezaal open. Die is ondergebracht in het flink gerenoveerde Koetshuis, onderdeel van stadspaleis Het Markiezenhof in Bergen op Zoom. Per transportautootje worden de stukken vanuit het ondergrondse depot aan het Wilhelminaveld - waar twaalf kilometer papier staat - naar het Koetshuis vervoerd.

Directeur Wim Reijnders verwacht dat jaarlijks zo’n 5.000 mensen de studiezaal bezoeken. “Wie originele stukken wil inzien voor onderzoek moet naar de studiezaal komen, veel onderzoek kan tegenwoordig gewoon van huis uit gedaan worden via de pc. Vijftien procent van onze collectie is digitaal gemaakt, maar dat dekt toch zo’n 90 procent van de vraag. Je moet dan denken aan doop-, overlijdens- en trouwregisters, gegevens uit de burgerlijke stand voor mensen die stamboomonderzoek doen. In totaal hebben we zo’n vier miljoen plaatjes online staan.”

Onhandige lappen
Knelpunt vormen de bouwvergunningen, ook een type archiefstuk waar veel vraag naar is. De digitalisering daarvan loopt achter, zegt Reijnders en dat komt vooral doordat dat grote en onhandige lappen papier zijn. “Daar is lastig een foto van te maken en de kosten zijn hoog. Digitaliseren is voor een deel niet meer dan dat: er een plaatje van maken. Maar daarnaast is digitalisering in de toekomst ook: het opslaan van digitaal aangeleverde informatiepakketten van gemeenten. Onze streefdatum daarbij is dat we binnen vijf jaar alle gemeenten digitaal bedienen.”

Daar zit een griezelige kant aan, zegt hij, want digitale informatiedragers zijn de afgelopen jaren heel snel ouderwets en onbruikbaar gebleken. “Denk aan de floppy. Die is nergens meer te gebruiken, de informatie die erop staat is daarmee onbereikbaar geworden. Als er geen originelen van papier meer zijn, is die info dus verloren. Daarom werken we aan een conserveringssysteem dat ervoor zorgt dat informatie te raadplegen blijft, ook als het datapakket niet meer bestaat. Je moet dan concreet denken aan een harde schijf met gegevens, ondersteund door activiteiten van mensen die de informatie toegankelijk houden.”

e-depots
In technische archieftermen wordt overal in het land aan e-depots gewerkt. Reijnders denkt dat het rijk de Archiefwet (uit 1995) snel moet aanpassen om de e-depots mogelijk te maken. “Er geldt nu nog een termijn van 20 jaar voordat gemeentelijke stukken openbaar worden, maar dat is met de huidige digitale ontwikkelingen niet meer houdbaar.”